Isännöinnin tehtävät

TiKo Isännöinti Oy – Kiinteään kuukausihintaan sisältyvät isännöinnin tehtävät

1. Hallinnolliset tehtävät

Hallitus

• Hallituksen kokousten valmistelu
• Kokouskutsujen toimittaminen hallitukselle sovitulla tavalla
• Pöytäkirjojen laadinta hallituksen kokouksista kahden viikon kuluessa kokouksesta
• Hallituksen kokouksiin tarvittavien asiakirjojen laadinta
• Hallituksen kokoukset ja yhtiökokoukset toimistoaikana (klo 9-16)

Yhtiökokous

• Kokousasioiden valmistelu
• Kirjallisten kokouskutsujen toimittaminen yhtiöjärjestyksen ja asunto-osakeyhtiölain mukaisesti
• Tilinpäätösasiakirjojen ja talousarvion liittäminen kokouskutsuun
• Pöytäkirjan laatiminen kahden viikon kuluessa kokouksesta
• Tarvittaessa osakastiedotteen toimittaminen yhtiökokouksen päätöksistä

Kiinteistön sopimusasiat

Sopimuksista tarkistetaan säännönmukaisesti sopimusehdot, voimassaoloajat, vakuudet ja toiminnan poikkeamat. Sopimuspoikkeamista suoritetaan viipymättä kirjalliset reklamaatiot sopimusten osapuolille. Sopimuksia solmitaan aina kirjallisesti ja käytetään yleisesti hyväksyttyjä lomakkeita. Yhtiön nimissä tehtävien tarjouspyyntöjen valmistelussa käytetään tarvittaessa asiantuntijoita. Tarjouspyynnöt kilpailutetaan asianmukaisesti.

• Vuokra-, vakuutus-, liittymäsopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• Huolto-, siivous-, jätehuolto yms kiinteistöhoitosopimusten valmistelu, laadinta ja valvonta
• Sopimusrikkomusten hoitaminen, neuvottelujen käynnistäminen ja toteuttaminen

Valvonta

• Yhtiöjärjestyksen ja kiinteistön järjestysmääräysten, asunto-osakelain sekä viranomaismääräysten noudattamisen valvonta
• Muuttoilmoitusten täydentäminen
• Häiriötilanteet: varoitusten laatiminen ja antaminen
• Viranomaismääräysten valvonta (palotekniset asiat, lukitusjärjestelmät, yleisavaimet)
• Tarvittavien väestönsuojelumääräysten noudattaminen
• Kiinteistöhuollon ja huoltoliikkeiden toiminnan valvonta

Kiinteistön työntekijöiden työsuhdeasiat (jos yhtiöllä on työntekijöitä)

• Työsuhteen solminen ja päättäminen
• Työehtosopimusten ja lakien noudattaminen
• Työsuojelumääräysten soveltaminen
• Lainmukaisen työterveyshuollon järjestäminen
• Työnantajan työnjohto-oikeuden käyttö
• Koulutuksen ja perehdyttämisen järjestäminen
• Työsuhde-erimielisyyksien hoitaminen

Ilmoitusvelvollisuudet

• Kaupparekisteriin tehtävien muutosilmoitusten tekeminen
• Osakas-ja asukastiedotteiden toimittaminen yhtiöjärjestyksen, hallituksen tai yhtiökokousten päätösten mukaisesti
• Veroilmoitusten, vuosi- ja tarkkailuilmoitusten tekeminen
• Vakuutusilmoitusten tekeminen
• Työsuhteesta johtuvien ilmoitusten tekeminen
• Muut viranomaisten määrittelemät ilmoitukset

Muut hallinnolliset tehtävät

• Tavoitettavuus toimiston aukioloaikana tai erikseen määriteltynä vastaanottoaikana
• Asiakirjojen ja arvopapereiden arkistointi ja säilyttäminen lain ja asetusten mukaisesti
• Kunnallisten tai viranomaisten tiedotusten seuraaminen
• Viranomaisvalitusten laatiminen As Oy:n puolesta
• isännöitsijäntodistus osakkaalle

Kopionti-, tulostus-, ja postikulut

• Normaalit kopiointikulut ja tulostuskulut (ei koske rakennuspiirustuksia, eikä yhtiökokousmateriaaleja)

2. Taloudelliset tehtävät (kiinteään palveluhintaan kuuluvat)

Taloussuunnittelu

• Toimintasuunnitelman ja siihen liittyvän rahoitussuunnitelman laadinta
• Talousarvion laadinta tulo- ja menoerien perusteella
• Toimintakertomuksen laadinta
• Maksuvalmiusseuranta ja kassavarojen tarkoituksenmukainen hoito

Laskentatoimi

• Laskujen hyväksyminen ja maksaminen ajallaan
• Lainojen hoito ajallaan
• Kirjanpito ja tilinpäätösten laadinta lainosoittamalla tavalla
• Talousarviovertailun laadinta hallituksen pyynnöstä
• Yhtiöjärjestyksen mukaisen tilintarkastuksen järjestäminen
• Vastike- ja vuokrankantokirjan toteuttaminen
• Vastike- tai vuokrasaatavien perintähuomautusten tekeminen
• Palkkojen laskenta ja maksaminen määräajassa
• Ennakonpidätysten tilitys ennakonperintälain mukaisesti
• Sosiaalivakuutusmaksujen laskenta ja tilitys
• Tarvittavien kulutusten tilastointi vuosittain (energia ja vesi)
• Erillislaskelma lainaosuuden suorittamista varten
• Ylimääräisten lainaosuussuoritusten maksaminen pankkiin suunnitellusti
• Perintätoiminnan käynnistäminen
• Kulutuslaskutus mittareiden perusteella
• Käyttökorvausten laskutus

3. Tekniset tehtävät 

Kiinteistön hoitotehtävien järjestäminen

• Kiinteistön hoitotyön järjestäminen, seuranta, valvonta ja ohjaaminen
• Kulutusindikaattorien seuranta (energian ja veden seuranta)
• Kulutusseurannan mukaisten toimenpiteiden suunnittelu, käynnistäminen ja ohjaus
• Energiatariffien ja muutosten seuranta
• Kiinteistön hoidossa tarvittavien materiaalien järjestäminen ja mahdollisiin töihin liittyvät järjestelyt

Kunnossapito

• Peruslaitejärjestelmien (LVIS), rakenteiden ja ulkovaipan kunnon seuranta ja seurannan mukaisten toimenpiteiden käynnistäminen ja ohjaus sekä lähivuosien korjaustarpeen määrittäminen
• Kertaluontoisten korjaustöiden hallinnolliset järjestelyt
• Kunnossapitoon liittyvien tarkastusten ja katselmuksien järjestäminen
• Yhtiön edun valvonta osakkaiden huoneistokohtaisissa muutos- ja korjaustöissä
• Äkillisten ja satunnaisesti tapahtuvien korjausten hoitaminen
• 5 vuoden korjaussuunnitelman laatiminen

Korjaus-, perusparantamis- ja rakennuttamisasiat

• Hallinnollinen organisointi (urakoitsijan / urakoitsijoiden valinnan valmistelu, teknillistaloudellisen suunnitelman luominen)
• Yleisvalvonta ja päätöksen tekomenettely
• Takuu- ja vastuuaika- sekä vuosikorjausyhteydenpidot
• Hankesuunnitteluun osallistuminen
• Vaikutukseltaan laajojen korjaus-, perusparannus- ja rakentamisen hankkeiden suunnittelu ja valvonta hoidetaan ulkopuolisten asiantuntijoiden avulla. Isännöitsijä osallistuu yhtiön edustajana hankkeen eri vaiheisiin varmistaakseen yhtiön edun muodostumisen hankkeen elinkaaren aikana.
• Vaikutukseltaan ja kustannusrakenteeltaan pienien urakkasopimusten laadinnan voi hoitaa myös isännöitsijä hallituksen arvion pohjalta
• Tarvittavien viranomaisasioiden hoitaminen – ilmoitukset / luvat
• Työnaikainen informointi asukkaille
• Takuuajan seuranta ja raportointi
• Takuuajan vakuuksien seuranta
• Tarjouspyyntöjen laatiminen ja vertailu
• Vastaanottotarkistusten järjestäminen